Schluss mit dem Projektfrust – raus aus der Verzögerungsfalle!

In vielen Unternehmen ist etabliertes Projekt-Management längst ein Bestandteil der Geschäftspraxis. Trotzdem ringen aber auch diese Firmen nach wie vor mit überfälligen und überteuerten Projekten, Fehlern und Fehlschlägen … warum eigentlich?

Wir versuchen uns an einer Antwort aus der Praxis – und die beginnt hier:

Als Berater für Business Service Modelling (BSM) haben wir zahlreiche Unternehmen dabei unterstützt, eben dieser „Projekt-Misere“ zu entkommen. Und die hierbei gewonnenen Erfahrungen zeigen immer wieder: die Reibungsverluste im Projekt entstehen nicht, weil sie per se schlecht gemanaged werden – sondern weil die Unternehmen besagte Werkzeuge nicht immer richtig einsetzen.

In 8 von 10 Fällen ist nämlich nicht die Projektsteuerung als solche schuld, also das grobe „wie“ der Handhabung eines Vorhabens. Stattdessen fehlt eine klare, aus Geschäftszielen und Arbeitsalltag hergeleiteten Beschreibung des „was,“ sprich: der inhaltlichen Herausforderungen, die mit dem Projekt gelöst werden sollen.

Oder, kürzer: Meist hapert’s bei den Anforderungen.

Um’s nochmal zu betonen: Mit Projekt-Management hat das per se nichts zu tun – die Spezifikation inhaltlicher Anforderungen ist explizit nicht der Fokus dieser Disziplin.

Die präzise Klärung der im Projekt zu entwickelnden Eigenschaften und Fähigkeiten z.B. eines neuen Ablaufs oder einer Software gehört stattdessen in einen weiteren Arbeitsbereich, der zusätzlich zur Projektsteuerung bespielt werden sollte, nämlich den der „Business-Analyse“ (BA), hier und da auch als Requirements Engineering bezeichnet… und eben dieses betreiben zwar viele Unternehmen –
wirklich beherrschen tun’s aber nur wenige.

„Robuste“ Business-Analyse erfordert nämlich neben viel IT- auch reichlich Fachwissen, und dazu eine umfängliche Kenntnis handwerklicher Verfahren für die Analyse selbst.

Eben letztere steht unserer Erfahrung nach nicht hinreichend zur Verfügung – weshalb viele Unternehmen trotz viel Know-hows noch immer mit „schlechten“ Umsetzungsanforderungen und den daraus resultierenden Schwierigkeiten zu kämpfen haben:

Fehlende Klarheit vor allem der Details bezüglich Aufgaben, Prioritäten und Vorgehen, wenig effektive und häufig ineffiziente Arbeit – und Projektresultate, die nicht nur zu teuer und zu spät erzielt werden, sondern überdies bisweilen den Bedarf des Unternehmens kaum oder sogar gar nicht decken.

Besser fährt deshalb, wer sich zusätzlich zum Projektmanagement einer robusten Business-Analyse bedienen kann, konkret: Einer BA, die sich eines speziellen Werkzeugs bedient – und damit wären wir beim „Business Service Modelling,“ kurz, BSM.

Dieser methodische Ansatz wirkt sozusagen wie ein Übersetzer zwischen dem, was ein Unternehmen geschäftlich erreichen will, und was die IT benötigt, um die Systeme dafür herzustellen.

Im Endeffekt sorgt BSM dafür, dass alle am selben Strang ziehen, dieselbe Sprache sprechen und die Projekte wirklich helfen, die Geschäftsziele zu erreichen. Es geht um bessere Zusammenarbeit und darum, sicherzustellen, dass Vorhaben keine reinen Kostenpunkte sind, sondern wirklich einen Mehrwert schaffen.

Damit steuert der Ansatz eben diejenigen inhaltlichen Punkte bei, die eine reine Projektsteuerung nicht liefern kann (und, wir schrieben dies bereits: auch gar nicht liefern soll).

Was konkret „bringt“ der Umstieg auf BSM im Betriebsalltag?
In unseren Projekten berichten Kunden immer wieder von diesen Vorteilen:

• Präzisere Anforderungsdefinition: BSM ermöglicht eine detaillierte Modellierung von Geschäftsprozessen und -dienstleistungen. Dadurch können Unternehmen Anforderungen genauer und präziser definieren, was zu einem besseren Verständnis der Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder führt.
• Verbesserte Kommunikation: Durch die Visualisierung von Prozessen und Dienstleistungen können komplexe Anforderungen leichter verständlich gemacht werden. Dies verbessert die Kommunikation zwischen den verschiedenen Interessengruppen im Unternehmen sowie mit externen Partnern und Kunden.
• Kundenzentrierung: BSM legt einen starken Fokus auf die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden. Indem Unternehmen ihre Geschäftsprozesse und Dienstleistungen aus der Perspektive der Kunden modellieren, können sie sicherstellen, dass ihre Lösungen genau auf deren Bedürfnisse zugeschnitten sind.
• Effizientere Entwicklung und Implementierung: Die Modellierung von Geschäftsprozessen und -dienstleistungen ermöglicht eine systematische Analyse und Planung. Dadurch können Unternehmen potenzielle Probleme frühzeitig erkennen, Risiken minimieren und eine effizientere Entwicklung und Implementierung von Lösungen erreichen.
• Kontinuierliche Verbesserung: BSM unterstützt Unternehmen dabei, ihre Prozesse kontinuierlich zu überwachen, zu analysieren und zu optimieren. Durch die kontinuierliche Modellierung und Anpassung können Unternehmen agil auf Veränderungen reagieren und sicherstellen, dass ihre Lösungen stets den aktuellen Anforderungen entsprechen.

Dieser Liste sei noch hinzugefügt, dass diese Vorteile im Zusammenspiel natürlich auch Nutzen und Wirksamkeit vorhandener Projekt- und Portfolio-Management-Systeme steigern, sprich: den Return-on-Invest für diese nachträglich heben!

Die gute Nachricht: Da tun’s im Zweifel kleine Schritte.

Eine BSM-Einführung muss kein Riesen-Projekt werden, im Gegenteil: Gerade für Unternehmen, die bereits mit Herausforderungen im Projekt- und Portfolio-Management konfrontiert sind, macht ein Vorgehen im Pilotmodell Sinn:

Hierbei wählen Entscheider zunächst eine Pilotgruppe oder einzelne Pilotprojekte, die repräsentativ für die Herausforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens stehen – etwa ein Vorhaben, das eine strategische Geschäftsinitiative unterstützt.

Die Einführung des BSM-Ansatzes kann dann in kleinem Maßstab erfolgen:

• Analyse und Planung: Identifizierung der Ziele und Herausforderungen des Pilotprojekts sowie Entwicklung eines Plans für die BSM-Einführung. Dies umfasst die Festlegung von Metriken und KPIs zur Messung des Erfolgs sowie die Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten im Projektteam.
• Implementierung: Umsetzung der identifizierten BSM-Praktiken und -Prozesse im Rahmen des Pilotprojekts. Dies kann die Modellierung benötigter Fähigkeiten und Services sein, die Einführung neuer Tools und Technologien, die Anpassung bestehender Prozesse oder die Schulung von Mitarbeitern.
• Überwachung und Anpassung: Kontinuierliche Überwachung der Leistung des Pilotprojekts und Anpassung der BSM-Praktiken und -Prozesse bei Bedarf. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, aus den Erfahrungen des Pilotprojekts zu lernen und die BSM-Einführung schrittweise zu verbessern.

Durch die Umsetzung einer BSM-Einführung im kleinen Maßstab kann das Unternehmen die Wirksamkeit des Ansatzes testen, bevor es sich zu einer umfassenden Implementierung entscheidet. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, Risiken zu minimieren und sicherzustellen, dass die BSM-Einführung den gewünschten geschäftlichen Nutzen bringt.

Wir sind überzeugt, dass die Einführung von Business Service Modelling als Werkzeug für die Business Analyse der nächste logische Schritt nach der Einführung von Projekt-Management-Fähigkeiten ist… aber wir verstehen natürlich, wenn Sie diese Einschätzung nicht unmittelbar teilen.

Daher unsere Empfehlung für alle Portfolio- und Project-Owner, die trotz Investitionen in besseres Management nach wie vor zu viel „rote“ und „gelbe Ampeln“ vor sich haben (bzw. zu viele übervolle Backlogs):

Prüfen Sie, inwieweit Ihre Organisation von einer Einführung des BSM-Ansatzes profitieren könnte, und entwickeln Sie einen „Mini-Business-Case“ für einen entsprechenden Test.

Unserer Erfahrung nach können Sie in großen und mittelgroßen Unternehmen schon innerhalb weniger Monate und bei überschaubarem Aufwand spürbare Verbesserungen bei der Portfolio- und Projekt-Performance erreichen – und das bei zeitgleicher Entlastung Ihrer Mannschaft!

Das gezielte Einbetten von Projekten und Services in einen umfassenderen geschäftlichen Kontext macht’s möglich – und das übrigens sogar, ohne dass Sie dafür neue Software oder ähnliches brauchen…

Dieser Beitrag wurde verfasst von:

Thomas Forwe, Geschäftsführer FINIUS

Pierre Wienke, Business Architect und Principal, Methoden & Standards, FINIUS